Сроки временного хранения в номенклатуре дел

5

Подробнее про сроки хранения кадровых документов в архиве организации

Видим, что в соответствии с перечнем кадровые бумаги не имеют пометки «до минования надобности».

Таблица сроков хранения договоров в организации в 2024 годуНаименованиеСтатья ПеречняСрок действия в номенклатуре делДоговоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг30150/75 летДокументы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам125 летУчредительные договоры общества, хозяйственного товарищества29ПостоянноГосударственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд2245 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту.

На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан.
«1 С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле.
Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.

Сроки временного хранения в номенклатуре дел

Рис. 2

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

• создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
• размещение дел;
• проверка наличия и состояния документов и дел;
• соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них.

Сроки временного хранения в номенклатуре дел организации

Перечню.

Организации, не передающие документы постоянного хранения в архивы (не являющиеся источниками комплектования архивов), хранят документы постоянного срока хранения не менее 10 лет.

Сроки хранения документов для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов (архивообразующих), негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей приведены в Перечне.

ЭТО ВАЖНО! Следует иметь в виду, что некоторые документы постоянного срока хранения по Перечню в таких организациях должны храниться до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением этих документов.

Пример: “Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)”.

Термин “документы” применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу.

Пример: “Документы к протоколам заседания коллегии министерства”.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей).

ТК РФ

5

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5

Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.)

п. 434 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236

75

Приказы о командировании, о дежурствах

5

Приказы о дисциплинарных взысканиях

3

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5

Журналы учета рабочего времени

1

Графики предоставления отпусков

ст. 123 ТК РФ

3

Правила внутреннего трудового распорядка

Ч. 4 ст. 189 ТК РФ

1

Перечень профессий с вредными условиями труда

ст.

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск.

Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г.

Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2024 году

Постоянное

Положение о защите персональных данных

П. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

Положение об аттестации

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Подробнее про сроки и правила хранения приказов

Длительное

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Ст. 68, 72.1, 77, ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

• постоянного хранения,
• временного хранения свыше 10 лет,
• временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.