Организация видов документов приказ
Кадровику не всегда легко соориентироваться в сроках хранения документов в организации, ведь универсальных — нет. Каждый конкретный срок зависит от вида документа. Особенно приказов. Проект приказа можно уничтожить и через год, сам приказ — через три после издания, а некоторые — оставить на долгое время. Давайте разберемся в сроках и правилах хранения этих документов в организации.
Какие приказы нужно хранить в организации
Виды распорядительных документов, которые следует держать в компании, содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росстата №236 от 20.12.2019 (далее — Перечень). Они одинаковы для организаций как государственной, так и коммерческой сфер. Обычно они издаются за подписью руководителя организации, как её уполномоченного представителя, однако в некоторых случаях такая прерогатива предоставляется и другим должностным лицам — замам, руководителям филиалов и структурных подразделений.
Они бывают трёх разновидностей и подразделяются по виду деятельности:
- по административно-хозяйственной деятельности — документы, касающиеся эксплуатации зданий и сооружений или транспорта, что принадлежит компании;
- по основной деятельности — сопровождают все этапы деятельности компании, устанавливают порядок создания и выполнения всех мероприятий в компании в соответствии с положениями Устава (создание, назначение руководителя, распределение полномочий, переименование, реорганизация, ликвидация и пр.);
- по личному составу — кадровые документы (приемы, переводы, отпуска, увольнения и т.д.).
Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно
Правила хранения приказов в организации
Сколько времени тот или иной распорядительный документ находится в организации — определяют работодатели. Но этот срок не может быть меньше тех, что указаны в Перечне. Сами сроки указываются в номенклатуре, её можно сделать приложением к инструкции по делопроизводству. За основу можно взять Примерную инструкцию по делопроизводству в госучреждениях, утверждённой Приказом Федерального архивного агентства №44 от 11.04.2018. Она является обязательной для государственных и муниципальных организаций, остальные используют её для разработки собственных инструкций по делопроизводству на её основе. Это не обязательно, но желательно, поскольку государство уже всё придумало, и ничего самим выдумывать не надо, всё уже написали. Например, есть ГОСТ по оформлению бумажных и электронных приказов, в котором определено, как он выглядит и какие реквизиты имеет.
Сроки хранения приказов в организации
Периоды их хранения, по закону, следующие: постоянно, до минования надобности, до ликвидации, 75, 50, 10, 5 лет и 3 года. На какой срок их нельзя списывать в архив, определено Перечнем, утверждённым приказом №236 от 20.12.2019. Внутриведомственным распоряжением работодатель вправе установить индивидуальные периоды хранения таких документов, которыми руководствуются исполнители и другие ответственные за сроки хранения лица. Но издаются они чаще всего на основании вышеуказанного Перечня.
Он определяет сроки хранения по административно-хозяйственной деятельности и по основной. Периоды для документов по личному составу установлены ст. 22.1 Закона №125-ФЗ от 22.10.2004 и составляют 75 и 50 лет в зависимости от даты окончания документа делопроизводством. До 01.01.2003 срок хранения составлял 75, после — 50 лет.
Мы подготовили для вас шпаргалку по срокам хранения:
Номер статьиВид документаСрок хранения документаПримечания
1. Организация системы управления
1.1. Нормативно-правовое обеспечение деятельности
1.Акты Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов РФ (постановления, распоряжения, приказы):Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянноа) по месту издания, принятия;Постоянноб) в других организацияхДо минования надобности (1)2.НПА субъектов РФ (указы, постановления, распоряжения, приказы):Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянноа) по месту издания, принятия;Постоянноб) в других организацияхДо минования надобности (1)3.Муниципальные правовые акты (уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы):Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянноа) по месту издания, принятия;Постоянноб) в других организацияхДо минования надобности (1)1.2. Распорядительная деятельность4.Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:
Присланные для сведения — до минования надобности
В организациях, не являющихся источниками комплектования гос. или муниципальных архивов — до ликвидации организации
а) по основной (профильной) деятельности;Постоянно (1) (2)б) по административно-хозяйственным вопросам5 лет5.Проекты приказов, распоряжений; документы (докладные, служебные записки) к ним1 год1.3. Кадровые документы6Приказы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.200375 лет7Аналогичные приказы, законченные делопроизводством после 01.01.200350 лет
