Нужна ли копия чека для авансового отчета в 2024 году

Если подотчетник потратил деньги, то он обязан в установленный срок предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. На практике подотчетники обычно приносят чеки. А что делать, если у работника есть только электронный чек для авансового отчета? Сможет ли организация принять к учету онлайн-чек? Разбираемся.

Что собой представляет электронный чек

Чтобы понять, можно ли к авансовому отчету приложить электронный чек для подтверждения расходов, начнем с понятия, что же такое электронный кассовый чек и когда его применяют.

Применение контрольно-кассовой техники (ККТ) на территории РФ регулирует закон № 54-ФЗ от 22.05.2003.

Электронный кассовый чек (е-чек) предоставляется, когда покупатель рассчитывается в безналичном порядке в сети Интернет с использованием электронных средств платежа. Это банковской картой, банковским переводом, используя электронный кошелек, и т. п. Для этого продавцом применяется онлайн-касса, предназначена она только для безналичных расчетов в сети Интернет.

Покупатель получит кассовый е-чек при двух условиях (абз. 1 п. 2, п. 3 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ):

• он сообщил продавцу номер или адрес эл. почты, на который желает получить кассовый документ в электронной форме;
• продавец получил эту информацию ранее, до момента расчета.

При этом направить кассовый онлайн-чек на адрес электронной почты допустимо только при условии, что функции кассового аппарата поддерживают такую опцию.

Кассовый онлайн-чек признается документом, подтверждающим оплату, если содержит те же реквизиты, что и бумажный. Перечень реквизитов установлен ст. 4.7 закона № 54-ФЗ, где указано больше 20 пунктов.

Проверить, все ли реквизиты содержит полученный кассовый документ, поможет таблица:

Реквизит кассового чекаПоясненияНаименование документаПодпись «Кассовый чек» делают при настройке ККТ перед началом ее использования. Впоследствии реквизит отображается автоматическиПорядковый номер за сменуНомер присваивает сама ККТ, обязателен только для е-формы (письмо ФНС № АБ-4-20/4418@ от 02.04.2021)Дата, время и место (адрес), когда осуществили расчетПрописывают при настройке ККТНазвание организации или Ф.И.О. ИППрописывают при настройке ККТИНН организации или ИППрописывают при настройке ККТ, отображается автоматическиСистема налогообложения, которую применяет продавец

Прописывают, когда делают первичную настройку ККТ, отображается автоматически.

Разрешается не включать в печатную форму (п. 4 письма ФНС № АБ-4-20/1791@ от 15.02.2022)

Признак расчетаВозможные варианты: приход, возврат прихода, расход, возврат расхода

Наименование ТРУ, платежа, выплаты, их количество

1. Наименование услуг разрешается не приводить, если объем и перечень услуг невозможно идентифицировать в момент оплаты.
2. Все ИП на спецрежимах обязаны указывать наименование ТРУ и их количество

Цена (в валюте РФ) за единицу ТРУ с учетом скидок и наценокНа практике указывают два реквизита: цена ТРУ без скидки и цену с учетом скидкиСтоимость ТРУ с учетом скидок и наценок, указывается ставка НДСУказывают ставки НДС по каждому виду ТРУ и ставки НДС и суммы налога, рассчитанной по этим ставкам, в общей стоимости ТРУ (но есть исключения)Стоимость ТРУ с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкамФорма расчета, сумма оплатыНаличными деньгами и (или) в безналичном порядке. При смешанной оплате сумма платежей указывается отдельно по каждой форме расчетаДолжность и Ф.И.О. кассира-операционистаНе указывают при расчетах с использованием автоматических устройств, включая безналичную оплатуРегистрационный номер ККТПрисваивают налоговики, когда ставят кассу на учет. Реквизит прописывают при настройке ККТ перед началом ее использования, он отображается автоматическиЗаводской номер экземпляра модели фискального накопителяПрописывают при настройке ККТ, отображается автоматическиФискальный признак документаЕго формирует кассовый аппарат и пропечатывает автоматическиАдрес сайта, на котором проверяется подлинность онлайн-чекаОбязателен в электронной форме кассового чека, не обязателен для печатной формы (это прописано в письме ФНС № АБ-4-20/4418@ от 02.04.2021)Номер телефона либо адрес эл. почты покупателя (клиента)

Укажите, если передаете покупателю (клиенту):

• е-чек;
• информацию для получения е-чека в сети Интернет

Адрес эл. почты отправителяУказывают при передаче покупателю (клиенту) е-формыПорядковый номер фискального документаПроставляет кассовый аппаратНомер сменыПрисваивается кассовым аппаратом и обязателен только для е-формыQR-кодОтражается в отдельном месте кассового документа (п. 1 ст. 4 закона № 54-ФЗ)Заводской номер автоматического устройства для расчетовПрописывают при настройке перед началом использования ККТСведения о месте (адресе), где установлена ККТОтражаются при расчетах, перечисленных в п. 5.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗПодробнее: какие обязательные реквизиты должны быть в кассовом чеке

Какие из них указывать необязательно, определяет ФНС. Налоговики в письме № АБ-4-20/4418@ от 02.04.2021 разрешили не печатать номер смены, номер чека за смену, сайт ФНС. Необходимо, чтобы наименование товара или услуги отражалось конкретно и позволяло их идентифицировать. Разрешено добавлять артикул, использовать наименование из бухгалтерской программы.

Если чек направляют покупателю в электронной форме, его разрешается не печатать на бумажном носителе (письмо Минфина № 30-01-15/8660 от 09.02.2022). Но если покупатель требует распечатать электронный чек на бумаге, продавец обязан это сделать, и даже дефицит кассовой ленты не является основанием для отказа в выдаче. В противном случае его ждет привлечение к административной ответственности (письмо ФНС России от 24.03.2022 № АБ-3-20/2677@).

Может ли электронный чек быть документом

Кассовый чек, который получен в электронном варианте и распечатан на бумаге, приравнивается к отпечатанному ККТ, если перечисленные в нем сведения идентичны направленным в электронной форме (п. 4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Если е-чек получен путем считывания QR-кода, в том числе когда подотчетник распечатал чек с телефона и предоставил в бухгалтерию на бумаге, он равносилен кассовому документу на бумаге или в электронной форме (п. 3.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

ФНС России в письме от 30.03.2022 № АБ-4-20/3784 прописала свою позицию относительно того, является ли электронный чек документом для авансового отчета, где подтвердила возможность использования е-чека вместо бумажного.

Можно ли приложить электронный чек к авансовому отчету

Согласно указаниям, которые регламентируют, как применять и заполнять унифицированную форму «Авансовый отчет» (документ утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001, но он не обязателен к применению), на обороте авансового отчета подотчетное лицо прописывает перечень документов, которыми он подтверждает расходы, понесенные им (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, которые прикладывают к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (п. 26) установлено требование к работнику предоставлять работодателю авансовый отчет и документы, подтверждающие оплату. Законодательно регламентирован срок сдачи авансового отчета — 3 рабочих дня. Но работодатель внутренним локальным актом вправе прописать иной срок, в который сдают авансовый отчет.

Может пригодиться: как заполнить и сдать авансовый отчет

Конкретный перечень документов, которые подотчетник прикладывает к авансовому отчету, не установлен.

В названном ранее письме ФНС № АБ-4-20/3784 от 30.03.2022 налоговики прописали, может ли организация принять к учету электронный чек в авансовом отчете. По их позиции, онлайн-чек является надлежащим документом, подтверждающим расходы.

Пример.

Подотчетник приобрел материалы для нужд компании, но потерял выданный ему кассовый чек. Организация, которая продавала материалы, предоставила е-чек.

Вопрос: можно ли принять в авансовом отчете распечатанный электронный чек на покупку товара как подтверждающий документ и списать по нему затраты в налоговом учете?

Ответ: Расходы разрешается учитывать в «прибыльных» целях, если подтверждающие документы оформили по требованиям законодательства РФ, и они содержат в себе все обязательные реквизиты кассового документа, приведенные в п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ. Кассовый чек, полученный в электронной форме и напечатанный на бумаге, приравнивается по смыслу к бумажному, отпечатанному кассовым аппаратом.

Подробнее: какие чеки можно приложить к авансовому отчету

Проверка электронного чека

Ответ на вопрос о том, можно ли принять отчет по электронному чеку у подотчетного лица, зависит от того, соответствует ли онлайн-чек требованиям законодательства. Если нет, то и учесть расход не получится. Проинструктируйте сотрудника, как выглядит правильный кассовый е-чек, чтобы он имел возможность еще на кассе изучить выданный документ. Нет, это не жесткое требование законодательства, и санкций за то, что покупатель не посмотрел в е-чек на кассе, законодатель еще не придумал. Но подтвердить ваши операции, а следовательно, и расходы, смогут только те документы, которые соответствуют требованиям, установленным законодательством.

Но нередко продавцы пробивают только слип с терминала эквайринга. А это не только нарушает права покупателя, но и лишает организацию возможности принять сумму оплаты в расходы.

Принимая цифровой вариант документа, обязательно проверьте наличие необходимых сведений. А они отличаются, в зависимости от идентификации покупателя (клиента).

Если статус лица как подотчетного продавцом достоверно не установлен, то касса применяется как для расчета с покупателем — физическим лицом. В документе отражается перечень приобретенных товаров, цена и их количество, система налогообложения, применяемая продавцом, QR-код и т. п. Если работник делает покупки по доверенности на совершение расчетов, то фактически расчет произведен между организациями. Тогда и обязательных реквизитов становится больше. В чеке добавится следующая информация:

• название и ИНН покупателя;
• страна производителя товара;
• сумма акциза при наличии;
• регистрационный номер из таможенной декларации.

Убедиться, можно ли принимать в подотчет электронные чеки в подтверждение сумм авансового отчета, которые принес работник, и тот факт, что продавец ему предоставил именно кассовый чек, позволяет QR-код.

Для этого создано бесплатное приложение от ФНС «Проверка чеков». Проверка происходит после сканирования QR-кода с чека. Сделайте проверку чеков-приложений к авансовому отчету на сайте ФНС. Сама налоговая служба советует своим сотрудникам, делающим покупки в качестве подотчетников, проверять полученные онлайн-чеки (письмо ФНС от 20.11.2020 № АБ-4-20/19148).

Если полученный электронный чек не пройдет проверку, то подотчетнику рекомендовано отказаться от покупки. А если работник не проверил документ, и несоответствие выявила уже бухгалтерия, когда проверяла авансовый отчет или, еще хуже, на стадии налоговой проверки, то такие расходы исключат из расходов для целей налога на прибыль. Кроме того, у проверяющих возникнет соблазн признать доходом работника деньги, которые были получены им от организации и пошли на оплату товаров, подтвержденную неправильными чеками. Следовательно, тогда организацию обяжут платить страховые взносы и НДФЛ.

Как приложить электронный чек к авансовому отчету

Если получили документ ККТ в электронной форме, то распечатайте его и приложите к авансовому отчету (п. 2, 3.1, 4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Вот пример, как отразить полученный онлайн-чек в авансовом отчете:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

А если решили хранить онлайн-чеки в цифровой форме без бумажных копий, то налоговики не против, в письме от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@ указали на такую возможность при условии, что е-чек легко найти и получить в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России». Правило действует и для скан-образа документа с хорошо читаемым QR-кодом, по которому документ получится найти в том же приложении.

• Еманова Елена