Как правильно оформить акт выполненных услуг на обеды в офис

При производственной деятельности любой организации расходу и списанию с баланса подлежат не только материалы, но и прочие ценности, такие, как оборудование, рабочие инструменты и другие активы, зафиксированные в бухгалтерском учете компании. С целью документирования этого действия, снятия затраченных материальных ресурсов, применяют специальные бланки – акты.

Акт на списание материалов служит для обоснования для снятия материальных ценностей (ТМЦ) компании с налогового учета. По нему бухгалтер списывает стоимость товарно-материальных ценностей с баланса и предоставляет эту информацию в учете.

Законодательством разрешено не использовать стандартные формы бланков. Допускается создание индивидуальных форм компаниями для удобства и адаптации в учете с присутствием реквизитов организации. В акте на списание ТМЦ, разработанном компанией указывают причину списания, реквизиты для оформления первичной документации по бухгалтерскому законодательству и те сведения, которые необходимы для отчетности.

Вас может заинтересовать составление акта списания запчастей на автомобиль.

Когда необходим акт

В ходе производства постоянно возникает необходимость фактического перемещения ТМЦ в пределах предприятия и во внешние структуры (продажи, подрядные работы). Эти действия должны быть, в первую очередь, оформлены документально, то есть проведены по бухгалтерскому учету. На основании таких проводок законно осуществлять фактическое перемещение. Обратные действия (сначала перемещения, затем оформление) чреваты путаницей и некорректным отражений данных по ТМЦ предприятия в налоговом учете. А это, в свою, очередь, грозит возможными штрафами и расходами для компаний.

Все перемещения материалов и товаров, получение, перемещение, снятия с учета, отражаются в бухгалтерских проводках. Акт на списание материалов создают, когда ТМЦ на законном основании не числятся в основном учете. К таким ТМЦ, для которых необходимо оформление документа, относятся:

• Материалы, необходимые для поддержания процесса производства и управленческих нужд;
• Сырье для продукции компании;
• Инвентарь;
• Запасы производства, имеющие стоимость и находящиеся на балансе;
• Продукция, предназначенная к отгрузке потребителю;
• Неликвидные материалы.

В учете существует несколько причин для создания этого документа, и они зависят от конкретного действия и специфики производства. Крупные производственные предприятия часто применяют его для передачи сырья и материалов в цеха со склада, или для нужд текущего или незапланированного ремонта оборудования.

Причины создания формы

• Сырье или материалы передаются подрядной организации для производства работ;
• Порча, поломка без восстановления, ремонт;
• Истек срок эксплуатации или годности;
• Продажа готовой продукции;
• Затраты на хранение и содержание превышают нормы.

В каждой организации свой алгоритм снятия с учета, и он проводится по нормативным документам. Общее правило для всех без исключения — этот факт должен быть документально зафиксирован.

Ответственность, в случае возникновения подобных обстоятельств несут сотрудники, ответственные за активы. Снятие с учета оформляют тогда, когда присутствие ценностей на учете в компании перестало быть практичным и выгодным. В некоторых случаях наличие таких «ценностей» может означать убыток для организации. Поэтому списание – процедура, которая единственно целесообразная в этой ситуации и может принести большую пользу, чем хранение таких ТМЦ. Более того, она целесообразна для предотвращения неправовых намерений сотрудников, работающих с ценностями. Этим исключается риск возникновения соблазна воспользоваться неликвидом ТМЦ.

Просто так списать активы не получится. Это процедура, которая строго регламентирована законом. В частности, руководителю нужно сформировать комиссию, ответственную конкретно за списание. Формируется она на основании приказа руководителя. В состав комиссии обычно входят специалисты из разных подразделений: главбух, материально ответственные сотрудники.

Какие основания для создания документа

На основании учетной политики организации и сферы производства для списания и составления акта на списание материалов применяются следующие документы:

• Формы отчетов по готовой продукции за период;
• Информация об использовании расходных материалов;
• Отчетность о перерасходах сырья, обоснование и заверение уполномоченными лицами;
• Калькуляция готовой продукции;
• Прочие документы о порче и списании ТМЦ.

Отчетность по списанию может подтверждаться и другими документами — требованиями-накладными или лимитно-заборными картами. Но эти образцы не всегда принимаются налоговой инспекцией и правильнее будет использовать акты.

Кто участвует в создании акта на списание материалов

За сохранность и рабочее состояние ТМЦ отвечают материально-ответственные лица на предприятии. Они подписывают соответствующий документ, на основании которого в зону их должностных обязанностей включается сохранность ТМЦ. Эти сотрудники должны содержать оборудование и материалы в надлежащем состоянии, не допускать порчи и поломок. В противном случае, и при правильно оформленных актах, в их отношении может применяться взыскание.

Изначально, для того, чтобы оформить документ, создается специальная комиссия на основании приказа руководителя. Эта необходимость регламентирована в п. 77 Методических указаний по бухучету. Состав должен быть не менее 3 человек:

• Директор организации или начальник участка, отдела, цеха;
• Бухгалтер, кладовщик или другой материально ответственный сотрудник.

В больших компаниях в комиссию включается главный бухгалтер, сотрудники производства, владеющие нуждами производства, а также материально ответственные работники. В компаниях с небольшими оборотами средств в нее входит владелец, бухгалтер, кладовщик. Список задач комиссии содержит:

• Визуальный осмотр ТМЦ для списания;
• Актуальность и проверка расходных документов;
• Определение оценки стоимости;
• Указание причин списания;
• Определение ответственных лиц за порчу или поломку ТМЦ;
• Формирование документа и последующая передача руководителю и в бухгалтерию компании.

Состав комиссии выносится на утверждение руководителя и закрепляется приказом по предприятию. Сотрудники принимают на себя ответственность по созданию акту, определению причин поломки или порчи ТМЦ и обозначению ответственных за ущерб, нанесенный компании. То есть, своими подписями в акте, они подтверждают актуальность информации.

Какие бывают виды документа

Форма зависит от оснований на списание ТМЦ:

• Акт на списание материалов, пришедших в негодность.

В этом случае он создается при наличии порчи и потере потребительских свойств:

• Естественный износ;
• Списание по вине материально-ответственных сотрудников;
• Стихийные бедствия и иные чп.

При снятии с учета дорогостоящих материалов, итоговое решение выносит руководитель, собственник или главный бухгалтер. Указывается дополнительная информация – сведения о свойствах негодности с указанием виновных лиц, для последующей демотивации.

• Снятие с учета сырья и материалов для производства подрядных работ.

В этом случае акт подписывается заказчиком и подрядчиком. Первый снимает материалы с учеты, второй – ставит их на баланс.

• На потребности в текущем ремонте.

Этот акт имеет место, когда в организации производится ремонт собственными силами и для его нужд снимаются с учета материалы предприятия.

• Списание материалов для нужд производств

Этот вид акта на списание материалов применяется, когда нужно отразить издержки хозяйственной и управленческой деятельности. Это относится, в частности, к списанию материалов для офисных нужд со склада компании.

Как составить акт на списание материалов

Стандартной формы для этого документа законом не предусмотрено. Организации, ведущие производственную деятельность могут самостоятельно создать его, учитывая требования к оформлению:

• Порядковый номер акта в учете компании;
• Дата создания;
• Наименование предприятия и ФИО руководителя;
• Основание списания, перечисление материалов, подлежащих списанию и их количество;
• Состав комиссии и ее подписи.

Рекомендуемая структура акта на списание материалов

Данные о компании, должность и ФИО руководителя обозначаются в правом верхнем углу, там же располагается дата и название места составления документа.

Ниже располагаются графы – информация о комиссии. Они содержат инициалы, должности сотрудников, а также название операции и причину создания акта. Применяют свободную формулировку.

Далее перечисляют материалы – список, фактическое количество, а также стоимость на момент списания и прочие примечания. Для оформления этой части целесообразно использовать списки или создать таблицу, это облегчит восприятие и структурирует текст. Общая сумма процедуры указывается в самом низу – цифровое значение с обязательной расшифровкой прописью, копейки можно указывать цифрами.

Причина списания – не обязательное условие, но рекомендуется ее указать. Она впоследствии может оказать влияние на учет. Имеется ввиду, что следует указать, например, причину о списании материала, структурное подразделение, откуда снимается ТМЦ с учета, куда они передаются и т.д. Нужно подробно указывать название, инициалы и должности всех, кто имеет отношение к списанию ТМЦ во избежание недоразумений.

Именно акт показывает число снимаемых с баланса ценностей, и расшифровывает их наименования. Здесь должны присутствовать актуальные реквизиты компании. Наряду с этим нет стандартной формы акта. Для создания такого акта рекомендуется использовать образец. Ответственным лицам нужно его разработать или взять уже имеющийся, адаптировать, а затем регламентировать в учетной политике предприятия.

Особенности документов

Особые правила регламентированы для этого процесса в строительных организациях. ТМЦ на объект в этой области оформляется внутренним способом посредством требования-накладной (ф. М11) или другим документом для этих целей, который принят в организации. Дальнейшие действия аналогичны – комиссия заверяет документ, и он передается на утверждение директору (руководителю). Обычно составляется в единственном экземпляре, но иногда делают копии для всех участников процесса списания.

Примеры для скачивания

• Скачать бланк;
• Скачать образец.