Как описать процессы своей компании в нутри перемещения между участками
Специалист финотдела
Сумма закупки согласована
Регламент согласования заявок на оплату
2.3.5
Оплата счета бухгалтерией
Заместитель главного бухгалтера
Бухгалтер
Счет оплачен
Инструкция по составлению и оплате счетов в 1С:Бухгалтерия предприятия
2.3.6
Подтверждение получения товара
Старший специалист отдела закупок
Специалист отдела закупок
Щебень получен
Инструкции по составлению акта выполненных работ, накладных, счетов-фактуры.
Рекомендации по составлению шапки бизнес-процесса закупки щебня
- В столбцах «Ответственный» и «Исполнитель» нужно указывать должности.
Благодаря этой методике можно отслеживать исходные и итоговые показатели по каждой системе и операции. Позволяет изучать способы изменения и места хранения сведений.
Деятельность компании представляется в виде логических информационных уровней, к базовой схеме добавляются подробные описания подпроцессов со своей внутренней структурой.
-
Role Activity Diagram (диаграмма ролей)
Отдельно графически описывает и анализирует элементы, выполняющие определенные функции, после чего позволяет рассмотреть и изучить их во взаимодействии.
-
IDEF (Integrated Definition for Function Modeling)
Набор аналитических средств, подходящий не только для методики описания бизнес-процессов, но и для использования в других сферах.
Как описать процессы своей компании в нутри перемещения между участками
От этого выбора зависит, насколько наглядным, удобным и понятным получится описание, поэтому подходить к нему следует ответственно. Хорошему специалисту не обойтись без знания нескольких основных методов.
Перечислим основные методы описания моделирования бизнес-процессов.
-
Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ)
Вариант графического моделирования, при котором используют определенные символы для описания операций, набора данных, единиц оборудования, исполнителей.
Схема наглядно показывает логическую последовательность операций. При таком построении возможно рассматривать несколько вариантов развития одного комплекса действий.
-
Data Flow Diagram
Используется для описания информационной составляющей бизнес-процессов, графически показывает передачу данных между операциями.
Это означает, что выполняемые действия зависят от разных результатов, событий и условий; то, что легко воспринимается в схемах, гораздо сложнее описать словами. Чтобы проанализировать различные варианты, придется проделать большую подготовительную работу и приложить огромные усилия.
Табличный вариант
Описание бизнес-процессов компании в формате таблиц вполне допустимо.
Оно имеет определенные преимущества по сравнению с текстовым вариантом. Основная сложность заключается в том, чтобы подготовить подходящий шаблон таблицы для внесения данных.
Достоинства табличного описания бизнес-процессов:
-
Относительная простота подготовительной работы, главное – создать необходимый шаблон.
Прежде чем внедрять процессный подход, важно договориться с участниками вашей команды, какие бизнес-процесс протекают в компании, как это происходит, и как это должно происходить.
Если вам кажется, что он у вас всего один, или, что их сто, – подумайте еще раз. Главные критерии разграничения бизнес-процессов – это тип заказчика, потребность, которую закрывает результат процесса, технология.
Все бизнес-процессы являются сквозными. Это значит, что они протекают не только в одном конкретном отделе, а проходят сквозной линией через несколько отделов и множество должностей. Именно на этих стыках отделов чаще всего возникают недопонимания и конфликты.
Шаг 4. Детализация процесса
Шаги 1, 2, 3, описанные выше, проясняют логику бизнес-процессов, стандартизируют их и помогают внедрить.
Однако в некоторых случаях этого недостаточно. Бизнес-процессы могут потребовать более детального описания, например, для разработки франшизы, управления работой разрозненных филиалов или обучения большого числа новых специалистов с целью их быстрого включения в рабочий процесс.
Для детализации описания процессов можно на каждом шаге использовать различные инструменты – чек-листы, текстовое описание, технологические карты, фото- и видеосъемку выполнения различных процессов, скрипты и т.д.
Шаг 5.
У каждого бизнес-процесса есть:
- Определенная цель, подчиняющаяся общей цели компании.
- Владелец, который управляет ресурсами и отвечает за исполнение процесса.
- Ресурсы.
- Система контроля качества.
- Система показателей процесса.
Базовые бизнес-процессы для каждой компании
Независимо от сферы бизнеса, выделяют 6 видов процессов:
Основные процессы. Это процессы производства товаров и услуг для потребителей, которые являются основным объектом предприятия и обеспечивают доход.
Сопутствующие процессы. Это процессы, направленные на производство товаров и услуг, которые сопутствуют производству основного продукта.
Задача специалиста заключается в том, чтобы определить именно то, что необходимо для моделирования конкретного бизнес-процесса.
Значение при этом имеют такие нюансы, как контекст, стоящая перед аналитиком задача, финансовые возможности компании, временны́е ресурсы и т.п.
Не стоит забывать, что если какая-то деталь, на первый взгляд незначительная, впоследствии окажется важной, ее всегда можно вернуть в описание бизнес-процесса, несмотря на то что ранее она была из него исключена.
Определение начала и конца бизнес-процесса
После общения с сотрудниками, которые будут задействованы в реализации бизнес-процессов, можно уточнить и дополнить цели самого процесса.
Одну большую таблицу лучше заменить несколькими небольшими, но взаимосвязанными.
-
Как посчитать конверсию: 3 проверенных варианта
-
Каким должен быть идеальный B2B-маркетинг
-
Примеры маркетинговых стратегий от Apple до Барака Обамы
В виде схем, моделей
Проще и удобнее всего выполнять описание бизнес-процессов графически, в виде схем, моделей. Именно к такому формату прибегает большинство специалистов.
Достоинства графического варианта описания бизнес-процессов:
-
Простота восприятия – человеческий мозг намного проще воспринимает наглядное изображение, картинку.
Следовательно, понять схему намного легче, чем, например, текст или таблицу.
Ведь автоматизация плохого процесса только ухудшает ситуацию, приводит к появлению узких мест и задержек.
Автоматизация бизнес-процессов решает сразу несколько задач:
- освобождает сотрудников от рутинных задач и дает им время для креатива, более качественной работы на других этапах
- ускоряет выполнение задач
- снижает влияние человеческого фактора
- помогает фиксировать информацию
Главные правила автоматизации бизнес-процессов:
- Автоматизировать в первую очередь этапы, которые повторяются внутри одного или нескольких процессов.
- Сначала описывать бизнес-процессы, потом автоматизировать.
- Автоматизировать процессы, которые будут поддерживаться разнородным набором серверных систем.
- Автоматизировать БП только тогда, когда вы сможете легко извлекать и использовать информацию.
Подробное описание всех действий каждого сотрудника приведет к тому, что заметки или графические модели будут перегружены несущественной информацией, а в дальнейшем – к дополнительной работе по отсеиванию лишних подробностей.
Вряд ли для правильного и полного анализа и описания бизнес-процесса имеют значение бланки, используемые для написания деловых писем и коммерческих предложений. При необходимости такие подробности уточняются позже.
Например, такая потребность может возникнуть у специалистов, разрабатывающих шаблоны деловых писем.
Умение определять существенные детали, отсекая неважные, характеризует грамотного бизнес-аналитика. В каждой компании будут свои важные и несущественные моменты.
