Докладная записка начальнику охраны о пьяном бош на территории фабрики
Он рапортует «наверх» о том, что имел место некий факт, который рапортующий характеризует, как имеющий существенное значение и нуждающийся в оценке руководством.
Например, при выявлении факта прогула начальник цеха не вправе принять решение об увольнении работника, однако он считает, что имело место существенное нарушение трудовой дисциплины, негативно повлиявшее на производственный процесс. Поэтому о факте прогула он сообщает руководителю, имеющему право принятия санкций в отношении прогульщика.
Более подробно об особенностях составления докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте можно прочитать в отдельном материале нашего сайта.
В равной степени докладные записки могут касаться хода выполнения какой-либо определенной работы, мероприятия или плана в целом.
Здесь в блоке «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», в котором приводится перечень самых разных внутренних документов, используемых в хозяйственной деятельности компании, поименована и должностная записка о нарушении трудовой дисциплины (код по ОКУД – 0286041). В классификаторе она относится к документации по оформлению дисциплинарных взысканий.
Также докладные записки фигурируют в Перечне типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236), которым устанавливаются и сроки их хранения.
Здесь спектр применения докладных записок гораздо шире.
Объяснительная, как и докладная, – это тоже часть взаимодействия по вертикали.
Ведь оправдываться за опоздание или недостачу тоже придется перед начальством. Но в отличие от докладной записки объяснительную работник предоставляет по требованию руководства.
Выводы и рекомендации автора записки.
Рекомендации к оформлению
Учитывая, что докладная записка ─ это официальный документ, его содержание и формирование подчиняется положениям ГОСТ Р7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». В частности, в третьей главе описаны технические требования к документу. Например, можно использовать печатный шрифт размером, 12, 14, 16, а максимальный отступ абзаца не должен превышать 1,25 см.
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4.
Специального бланка для нее не требуется.
Во второй части могут быть выводы / просьбы / предложения с целью решения обозначенного вопроса.
«Прошу принять меры», или всегда ли в докладной нужна вторая часть
Второй части вообще может не быть. К примеру, если цель подачи докладной чисто информационная (доложить о выполнении конкретного поручения), либо если решение вопроса совсем не в компетенции составителя записки.
Кстати, если докладная подается с приложением, то отметка об этом должна быть и в тексте самой докладной с указанием количества страниц в приложении.
Ниже ставится подпись составителя докладной и дата подписания.
Пример докладной записки (общая форма)
Докладная на сотрудника по причине прогула
Зачастую докладные пишут на нерадивых работников, которые в чем-то провинились.
В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений.
В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц.
Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело (может привести). Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении писать нельзя.
Как же должна выглядеть докладная записка? Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, возьмите его на вооружение, поскольку специальных правил для такого рода бумаг нет.
Общие правила, как подготовить записку
Хотя унифицированных требований к оформлению нет, как любой внутренний документ, докладная составляется по определенным принципам, поскольку в будущем является основанием для принятия распорядительных актов.
Главное правило — четко описать, что произошло и кто в этом виноват.
Констатирующая часть является, по сути, описанием конкретного события, легшего в основу докладной записки. Должны быть указаны основания написания записки, дата события, причина события и т.д.
Например, констатирующая часть может звучать следующим образом: «Я, начальник транспортного цеха, Иванов В.В., 12.01.2023 года участвовал в проверке состояния транспортных средств, находящихся на балансе предприятия. В процессе проверки было установлено, что водитель автоколонны №1 автотранспортной службы Калиниченко Сергей Викторович находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения.
Констатация факта опьянения была осуществлена фельдшером Канюк Т.В.»
Анализирующая часть может включать в себя отношение автора записки к событию. Например, «Невыход водителя Кузнецова И.И.
Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
- сведения об организации-отправителе;
- присвоенный документу номер;
- город, в котором составлена докладная;
- подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки.
